Procedura legalizării este modalitatea prin care copia unui înscris primește o forță probantă superioară unei simple copii și, prin urmare dobândește aptitudinea de a genera efecte juridice.
Legalizarea copiilor de pe înscrisuri poate fi întocmită de către orice notar public care își desfăsoară activitatea pe teritoriul României, competența fiind una generală, conform art. 12 lit i din Legea nr.36/1995 a notarilor publici și activității notariale.
Regula valabilă síne qua non este că notarul public eliberează copii legalizate numai de pe înscrisuri originale prezentate de către părti, astfel cum au fost ele emise în starea lor inițială, după confruntarea copiei cu originalul.
Procedura se întocmește la cererea solicitantului care va cuprinde: nume, prenume, adresa solicitantului, identificarea înscrisului a cărui copie se cere a fi legalizată și numărul de exemplare cerut. Ca o particularitate a acestei proceduri trebuie remarcată dispoziția oferită de art. 311 din Regulamentul de punere în aplicare a Legii nr. 36/1995 a notarilor publici si activității notariale, conform căreia identificare persoanei care solicită eliberarea copiei legalizate nu este obligatoriei, ceea ce generează concluzia că, în majoritatea cazurilor și cu anumite excepții, solicitantul copiei legalizate nu trebuie să fie însuși titularul actului în cauză.
Nu se pot elibera copii legalizate de pe înscrisuri care conțin corecturi, ștersături, adăugări, cuvinte tăiate sau alte particularități, dacă acestea nu au fost confimate prin semnătura și ștampila autorității care le-a întocmit sau, după caz, semnătura părtilor. De asemnea, cu titlu de exemplu, nu se pot întocmi copii legalizate de pe hotarâri judecătorești, planuri urbanistice (fară a exista colaționarea de către un expert).
Fiind o procedură ce intră și în competența notarului public, aceasta se constată printr-o încheiere, ce cuprinde în conformitate cu art. 152 alin (7) din Legea nr. 36/1995 din Legea nr.36/1995 a notarilor publici si activității notariale, următoarele:
- Atestarea conformității copiei cu originalul;
- Starea în care se află înscrisul;
- Denumirea înscrisului așa cum apare în aceasta sau, în lipsă, o denumire corespunzătoare raportului juridic constatat de acel înscris.
Există anumite situații particulare în care notarul public eliberează copii legalizate de pe înscrisuri, cum ar fi:
- legalizarea actelor de identitate sau titluri de călătorie (pașaport), incheierea cuprinzând si mențiunea cu privire la scopul în care urmează a fi folosită copia;
- legalizarea înscrisurilor sub semnătură privată;
- legalizarea copiilor de pe părți determinate din înscris, cu condiția de a nu se denatura înțelesul integral al înscrisului și vor purta mențiunea “în extras”;
- legalizarea copiilor de pe înscrisurile întocmite într-o altă limbă decât cea română se poate întocmi după confruntarea înscrisului de către notarul public, dacă limba străina este limba sa maternă sau dacă a fost autorizat ca interpret și traducător pentru limba respectivă. În cazul în care confruntarea se face de către un traducător și interpret autorizat, încheierea de legalizare se semnează în fața notarului public de către interpret și traducător, cu excepția situație în care acesta are specimenul de semnătură depus la biroul notarial.
- legalizarea copiilor de pe înscrisuri pentru care este necesară colaționarea de către un expert, spre exemplu: planuri urbanistice, programe informatice, documente contabile, etc;
- legalizarea copiilor de pe înscrisurile aflate în arhiva biroului, care au o valabiliate de 6 luni.
Cea din urma situție prezintă particularitatea că cererea poate fi întocmită de către părți, succesori sau repzentanții acestora, precum și de către alte persoane care justifică un drept sau un interes legitim.
Totodată, pentru copiile legalizate aflate în arhiva biroului notarial trebuie specificat că acestea vor fi eliberate împreună cu toate mențiunile făcute pe actul original din arhivă între intervalul cuprins între data întocmirii originalului si data întocmirii copiei legalizate, de exemplu: rectificări, anulari, revocări totale sau parțiale.
Conchid prin a sublinia că procedura legalizării copiilor este una uzuală în cadrul desfășurării activității notariale și are o însemnătate deosebită, deoarece copia legalizată eliberată de către notarul public opate înlocui înscrisul original, fără a avea, însă, forța probantă a acestuia.