Data certă este procedura prin care se fixeazã momentul în raport cu care existența înscrisului devine certã, însuși adjectivul “cert” fiind sinonim cu “ferm”, “fixat”, “hotârât”.
Data este un element extrem de important în orice act juridic, deoarece se stabilește momentul de la care actul produce efecte juridice si dă posibilitatea verificării altor elemente, cum ar fi legea aplicabilă, capacitatea parților, consimțământul acestora, etc.
De cele mai multe ori, data certă nu este data întocmirii inscrisului, acesta din urmă putând fi încheiat la o dată anterioară, ci reprezintă data de la care existența respectivului act este recunoscută nu numai de părți ci și de terți . Odată ce înscrisului i-a fost dat dată certă, aceasta este opozabil terților, prin noțiunea de terți (penitus extranei) fiind avute în vedere persoanele străine de un anumit act juridic, care nu au participat nici în mod direct, nici printr-un reprezentant la încheierea unui act juridic.
Data certă poate fi dată de către orice notar public care își desfăsoară activitatea pe teritoriul României, competența fiind una generală, conform art. 12 lit f din Legea nr.36/1995 a notarilor publici și activității notariale.
Fiind o procedură ce intră și în competența notarului public, aceasta se constată printr-o încheiere, ce cuprinde în conformitate cu art. 149 din Legea nr. 36/1995 din Legea nr.36/1995 a notarilor publici si activității notariale, următoarele:
- Data (anul, luna, ziua), iar la cererea părții, și ora;
- Starea în care se află înscrisul și particularitățile acestuia;
- Denumirea înscrisului așa cum apare în aceasta sau, în lipsă, o denumire corespunzătoare raportului juridic constatat de acel înscris.
Notarul public verifică dacă conținutul înscrisului pentru care se cere dată certă nu este contra legii si ordinii publice.
În practica notarială procedura este folosită cu precădere în situația actelor pentru care legea nu prevede formă autentică ca o condiție de valabilitate a actului. Fiind vorba despre un înscris ce aparține părților, e, nu impune necesitatea existenței mai multor exemplare, în arhiva biroului notarial fiind suficient a se păstra doar o copie a actului, originalul ce poartă încheierea de dată certă fiind restituit solicitantului.